Em algum momento da vida, você pode ter ficado na mão com algum dispositivo – seja ele um computador ou um celular – e acabou perdendo arquivos importantes para você, tanto na vida pessoal quanto profissional.

Uma pesquisa da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) indica que, a cada 12 segundos, ao menos um documento é perdido dentro de empresas brasileiras.

De acordo com um estudo recente da Dell EMC, o prejuízo com a perda de dados chega a ultrapassar a quantia de US$ 1,7 trilhão. Os problemas não passam somente pela questão financeira. O levantamento mostrou que esse incidente gera queda de 49% da produtividade dos funcionários, além de atraso de 42% no desenvolvimento de produtos e serviços.

O caminho para não sofrer com isso é fazer o chamado backup. Mas como realizar o ato da melhor forma? O Detetive TudoCelular recebeu um material da Kingston sobre as melhores práticas, em meio ao Dia Mundial do Backup – comemorado no último domingo (31) –, e mostra os destaques a você nesta coluna.

A princípio, é importante ressaltar a definição de backup. O termo se refere não somente a uma cópia extra de arquivos de computador, mas também vai até questões de segurança e de sentimentos.

Segundo a Kingston, backup é a garantia de ter as nossas memórias de viagens, eventos, nascimentos e festas; a segurança de ter dados e projetos de trabalho; ter bibliotecas de fotos, vídeos, planilhas, documentos, textos e apresentações. Em resumo, é ter história.

Tipos de backup

Um dos mais comuns e conhecidos tipos de backup se trata do manual. Ele consiste em copiar os arquivos para um dispositivo de armazenamento adicional, como um pen drive ou um SSD externo, que não fique conectado a todo o momento no computador.

Outra opção dentro desta categoria é a utilização de servidores em nuvem – como um Google Drive ou Microsoft OneDrive, por exemplo. Você abre uma conta na plataforma desejada e configura seus arquivos dentro do serviço, inclusive de maneira automatizada, em alguns casos.

Há ainda o backup automático, feito por programas especializados disponíveis na internet. Nestes casos, o usuário consegue configurar uma rotina conforme o calendário e customizar o armazenamento dos arquivos.

Por fim, está o espelhamento, um método utilizado principalmente por empresas nos servidores. A técnica funciona ao salvar todos os arquivos em dois SSDs ao mesmo tempo. Este tipo exige ter sempre o dobro de memória, uma vez que tudo o que estiver guardado em um dispositivo de armazenamento também estará no outro. Caso haja o problema em um, ele poderá ser substituído sem qualquer prejuízo e com rapidez.

Uma das boas práticas mais importantes é realizar sempre mais de um backup. O chamado “backup do backup”, como explicou o gerente de tecnologia da Kingston, em entrevista ao TudoCelular.

Isso porque, caso você esteja em situações nas quais não tenha internet para acessar a nuvem ou um computador para acessar dispositivos físicos, estar com as cópias em mais de uma solução sempre deixará os arquivos acessíveis para você, independentemente do contexto.

Além disso, se um HDD, SSD ou pen drive de backup der problema, ou se um serviço em nuvem for invadido, você terá como recuperar as suas informações em um local alternativo.

Segundo a Kingston, é importante seguir a teoria “3-2-1”, uma regra de que você precisa possuir três cópias dos seus arquivos: duas em dispositivos diferentes – seja em nuvem ou armazenamento externo – e uma cópia física em um local seguro, como um cofre. Assim, você evitará perder qualquer documento de extrema relevância.

Afinal, qual é o tipo de dado que necessita de ter cópias em outros locais? Não há uma regra, mas o principal ponto é você ter todos os dados que importam para você garantidos, caso haja algum problema na versão original.

Isso pode incluir tanto trabalho quanto arquivos pessoais – ou ambos. Em outras palavras, fotos, vídeos, documentos, planilhas ou qualquer outro arquivo que não possa ser substituído, caso ele se perca.

Um dos principais fatores de ter o hábito de fazer backup está na programação de quando realizá-lo. Determinar um padrão é necessário para que você tenha o costume de sempre atualizar as cópias mais recentes e não ficar em risco por muito tempo.

Por mais que muitos considerem algo difícil a realização de um backup, a tendência é que só a primeira vez dê um trabalho maior. A partir da segunda, somente precisará salvar o que foi incluso desde a última vez.

Caso você tenha apenas arquivos pessoais para copiar, não se faz necessário uma frequência tão regular, uma vez que a tendência é de um pequeno volume de dados criados por mês.

Já se o seu backup for de trabalho, a prática demandaria uma frequência maior. A depender da sua carga de informações criadas, um backup diário ou semanal faria mais sentido e se mostra o recomendado.

E aí, você costuma fazer backup dos seus arquivos com frequência? Possui alguma outra boa prática relacionada ao tema? Participe conosco!