Se constantemente você se pega respondendo as mesmas mensagens de e-mail, mas para pessoas diferentes, sabe o quanto essa tarefa pode ser maçante e contraprodutiva. Felizmente, o Gmail tem uma ferramenta que pode te salvar!

Hoje, dando sequência ao nosso quadro de dicas e tutoriais, confira a seguir como criar modelos automáticos de resposta no Gmail e salvar boa parte do seu tempo de trabalho!

Dependendo do seu tipo de trabalho, mas principalmente se você atua com atendimento ou suporte ao público, é provável que você se veja repetindo as mesmas respostas constantemente. Seja informando horários de funcionamento, preços tabelados ou outros dados genéricos, você acaba respondendo e-mails de diferentes pessoas com praticamente o mesmo conteúdo.

Com os modelos do Gmail, você pode transformar mensagens frequentes em mensagens padrão, ganhando tempo e agilidade na sua rotina. Com alguns poucos cliques, pode inserir todas as informações de um modelo pré-configurado no corpo de um e-mail e enviar!

Mas não para por aí! De forma adicional, você também pode configurar um filtro para respostas automáticas que usam os modelos. Assim, o Gmail irá responder mensagens de forma automática ao identificar determinadas palavras-chave. Algo que pode ser ótimo para respostas rápidas em áreas como a de atendimento ao cliente.

Para começar, confira a seguir como ativar e criar um modelo no Gmail. Até o momento deste tutorial, o recurso só funciona na versão da plataforma que roda no navegador, não disponível no aplicativo do serviço para Android e iOS.

• Com o Gmail aberto no seu navegador de preferência e com sua conta logada, clique no ícone de engrenagem no topo da tela;
• No novo painel de “Configurações rápidas”, clique no botão de “Mostrar todas as configurações”.

• Na nova janela, clique na aba “Avançado”, no menu superior;
• Em “Modelos”, marque a opção “Ativar”;
• Desça o menu até o final e clique em “Salvar alterações”.

• De volta a sua caixa de entrada, clique em “Escrever” e comece a compor o novo modelo. Adicione todas as informações que achar necessárias.

• Com tudo pronto, clique no ícone de três pontos logo abaixo do e-mail e navegue por “Modelos” > “Salvar rascunho como modelo” > “Salvar como novo modelo”;
• Na janela seguinte, dê um nome para o seu modelo. Como exemplo, daremos o nome de “Horários de funcionamento”;
• Agora, você pode fechar o rascunho e deixá-lo salvo ou excluí-lo.

Com o modelo pronto, chegou a hora de aprender como usá-lo! Confira:

• Abra uma mensagem que você gostaria de responder ou inicie um novo e-mail;
• Agora, clique no ícone de três pontos abaixo do campo de texto e clique em “Modelos”. Selecione o modelo que você acabou de criar.

• O texto do modelo criado será automaticamente inserido no corpo da mensagem. Se você estiver criando um e-mail, o campo de "Assunto" será preenchido com o nome do modelo selecionado;
• Insira o endereço do destinatário, adicione algum tipo de informação extra ou edite o corpo do modelo, e envie a mensagem normalmente.

Você aprendeu a usar os modelos do Gmail! Agora, use o recurso da maneira que achar mais apropriado. Para configurar a resposta automática de e-mails através dos filtros, confira a última seção deste guia.

Caso queira excluir um modelo, o caminho é muito simples. Clique no mesmo ícone de três pontos citado acima e siga por “Modelos” > “Excluir modelos” > “Nome do modelo”. Confirme a exclusão na janela seguinte.

E se quiser descobrir como enviar e-mails para um grupo pré-definido de pessoas com alguns poucos cliques, confira esse nosso outro tutorial:

• Como enviar um e-mail para várias pessoas em um grupo no Gmail

Usar os modelos no Android e no iOS

Como mencionamos antes, o recurso de modelos não está disponível para o aplicativo do Gmail para Android e iOS. Então, se você tem um iPhone ou um smartphone Android, terá que apostar em soluções alternativas para executar a mesma tarefa.

Uma opção não tão elegante, mas que pode funcionar até determinado nível, é ter os mesmos textos utilizados nos modelos – do navegador – salvos em um aplicativo de notas no celular.

Assim, da maneira mais óbvia possível, ao invés de escrever o texto de resposta completamente, do zero, você pode simplesmente abrir o seu aplicativo de notas predileto, copiar a resposta que foi salva antes e colar a resposta no app do Gmail, respondendo a mensagem.

No entanto, se o fluxo de e-mails é muito alto e responder as mensagens pelo celular, mesmo usando o copia & cola, é uma tarefa que beira o impossível, automatizar essa ação através do uso dos filtros do Gmail pode ser o mais indicado. Confira a seção a seguir.

Usar os modelos combinados com os filtros

Além de permitirem respostas mais ágeis, os modelos do Gmail podem se tornar ainda mais eficientes quando combinados com os filtros da plataforma, permitindo o envio automático de mensagens. Você pode criar diferentes modelos para cada tipo de solicitação e configurar a autorresposta de acordo com os critérios definidos nos filtros.

Imagine que você tem um pequeno negócio e recebe vários e-mails diários perguntando sobre um mesmo produto, o endereço para retirada ou os horários de funcionamento. Basta configurar um filtro para detectar termos como “horários de funcionamento”, “endereço para retirada” ou “como funciona o produto X” e associar um modelo de resposta a cada caso.

Assim, quando o Gmail identificar a chegada de um e-mail com esses termos, enviará automaticamente a resposta correspondente.

Confira a seguir como configurar o recurso:

• Crie um ou mais modelos no Gmail usando as instruções que demos acima;
• Agora, vá até a sua caixa de entrada e clique no ícone de “Mostrar opções de pesquisa”, localizado na barra de buscas.

• Em “Contém as palavras”, insira os termos que o Gmail terá que identificar. Se quiser, complemente os outros dados do filtro, afunilando o reconhecimento. Note que você não precisa preencher todos os campos;
• Clique em “Criar filtro”.

• Na nova janela, marque a caixa da opção “Enviar modelo” e escolha um dos seus modelos;
• Confira também as especificações das outras opções. Quando terminado, clique no botão “Criar filtro” mais uma vez.

A partir de agora, sempre que chegar um e-mail com as palavras-chave definidas, o Gmail irá responder de forma automática com o modelo pré-configurado.

Caso você queira testar o funcionamento do recurso, use uma segunda conta e envie um e-mail semelhante aos que você costuma receber, dentro da temática configurada. Dentro de 30 segundos, é possível que você já receba a resposta automática.

Para entender tudo sobre os filtros da plataforma, confira este nosso outro tutorial:

• Como criar regras para filtrar seus e-mails automaticamente no Gmail